(趣旨)

第1条　本庁及び出先機関(以下「本庁等」という。)における公文書の管理に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　公文書の取扱いは、すべて正確かつ迅速に行い、事務処理が能率的に行われるようにしなければならない。

(公文書の区分)

第4条　公文書の区分は、次のとおりとする。

(総務部長の職務)

第5条　総務部長は、町における文書事務を総括するとともに、町の文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　課に文書取扱責任者を置き、課長をもって充てる。

(文書取扱主任)

第7条　課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱者)

第8条　課等に文書取扱者を置き、課長等が指名する職員をもって充てる。

(帳簿等)

第9条　文書主管課には、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。

(到達文書の処理)

第10条　本庁又は出先機関に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、本庁にあっては文書主管課において、出先機関にあっては当該出先機関の長が指名する職員において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第11条　町に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、文書主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(誤配文書の処理)

第12条　誤って送付されてきた文書があった場合、文書主管課長は、これを正当なあて先に転送するか、又は理由を付して所轄の郵便局若しくは差出人に返送するものとする。

(勤務時間外の到達文書)

第13条　勤務時間外に到達した文書は、警備員が時間外収受簿により収受し、庁舎管理規則(昭和63年釧路町規則第13号)の定めるところにより処理しなければならない。

(配布文書の処理)

第14条　文書取扱主任は、文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書処理の原則)

第15条　文書取扱主任は、前条の規定により配布文書の処理を終えたときは、当該文書をすべて文書取扱責任者に提出しなければならない。

(報告)

第16条　意思決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を作成し、若しくは取得したときは、報告書(別記第13号様式)による処理、文書の余白による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する部課長に報告しなければならない。

(起案)

第17条　文書の起案は、起案書(別記第14号様式)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(起案書の記入要領)

第18条　起案書の記入は、釧路町文書作成支援システムにより行い、その要領は、別に定める。

(公用文の書式、文例等)

第19条　公用文の作成について必要な事項は、町長が別に定める。

(特別扱いの表示)

第20条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報掲載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を取り扱い上の注意・施行区分欄に表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。

(文書の記名)

第21条　庁外に発送する文書は、町長名を用いなければならない。ただし、副町長又は部長若しくは課長が町長の命により発送する文書については、それぞれの職名及び氏名を用いることができる。

(決裁)

第22条　起案文書は、釧路町事案決裁規程(平成9年釧路町訓令第11号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。

(緊急処分)

第23条　緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をとる暇のないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合においては、施行後所定の手続をとらなければならない。

(回議)

第24条　起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。

(合議)

第25条　起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。

(代決及び後閲)

第26条　決裁者が出張又は休暇その他の事故により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決した者は、起案文書の該当押印欄に「代」と記載し、代決した起案文書は、その決裁者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。

(再回)

第27条　合議を受けた起案文書について再度回付(以下「再回」という。)を要すると認めるときは、起案書に「施行前に要再回」又は「施行後に要再回」と表示しなければならない。

(回議及び合議文書の変更及び廃案)

第28条　回議又は合議した起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案文書が廃案になったときは、主管課長は、その旨を合議した関係課長に連絡しなければならない。

(起案、決裁等の日付処理)

第29条　起案書には、起案、決裁及び施行の都度その年月日を主管課において記入しなければならない

(公文書の記号及び番号)

第30条　公文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。

(公文書の審査)

第31条　起案文書のうち、次に掲げるものについては、副町長の決裁を受ける前に文書主管課長を経て総務部長の審査を受けなければならない。

(文書の完結日)

第32条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(浄書)

第33条　決裁文書で浄書を要するものは、原則として主管課において取り扱うものとする。ただし、第31条第1項第2号に規定する議案にかかる決裁済み文書又は規則、訓令、告示に係る決裁済み文書は、文書主管課において取り扱うものとし、緊急を要する文書又は主管課又は文書主管課で浄書することができないものについては、外注その他の方法によることができる。

(照合)

第34条　浄書文書は、浄書後直ちに決裁済み文書と照合しなければならない。

(公印及び割り印等)

第35条　発送文書には、釧路町公印規程(昭和46年釧路町訓令第1号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、決裁済み文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(文書の発送)

第36条　文書の発送は、各課において直接発送するもののほか、すべて文書主管課において行う。

(勤務時間外の文書発送)

第37条　勤務時間外においては、原則として文書の発送は行わないものとする。ただし、緊急やむを得ず発送する必要があるときは、あらかじめ文書主管課長に連絡し、郵送の手続を講じておくものとする。

(文書の発送時間)

第38条　文書の発送は、職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成8年釧路町条例第1号)第9条に掲げる休日を除く月曜日から金曜日までに行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き午後2時30分までに文書主管課に提出しなければならない。

(文書の整理)

第39条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の保管)

第40条　保存期間の起算日前までの間における完結文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、文書主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)

第41条　事務担当者は、未完結文書を懸案フォルダーに入れてキャビネットの所定の位置に収納しておかなければならない。

(文書分類表及び保存期間)

第42条　文書の保存は、本庁及び出先機関における事務事業に応じた文書分類表(別表第2)を基本とする。

(保存年限)

第43条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年又は1年とし、その基準は次の各号に掲げるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存年限の定めのある文書については、その定めるところによる。

(保存年限の計算)

第44条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度始めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年始めから起算する。

(編さん及び成冊の方法)

第45条　文書の編さん及び成冊は、前条の規定に基づき、次の各号の方法により行うものとする。

(保存箱)

第46条　前条の規定により編さんした完結文書で成冊し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(保存文書台帳の作成)

第47条　文書取扱責任者は、毎年度文書主管課長が指定する日までに、前年度内に文書の完結に伴い編さん及び成冊した保存文書台帳(別記第19号様式)を作成し、その写しを文書主管課長に提出しなければならない。

(保存)

第48条　保管を終了した完結文書は、文書主管課において保存しなければならない。ただし、次に掲げるものは、主管課において保存するものとする。

(保存の特例)

第49条　前条第2号の完結文書のうち、主管課において保存し難いものは、当該完結文書を文書主管課において保存することができる。この場合において、主管課長は文書主管課引継承認申請書(別記第20号様式)により文書主管課長の承認を受けなければならない。

(文書の保存場所)

第50条　保存文書は、書庫等又は、文書主管課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、出先機関にあっては、当該施設の書庫等に保存する。

(書庫等の管理)

第51条　前条に規定する書庫等は、本庁にあっては文書主管課長が、出先機関にあっては各施設管理者が管理する。

(引継ぎ)

第52条　前48条及び第49条の規定により文書主管課において保存する完結文書(以下「文書主管課保存文書」という。)は、毎年、文書主管課長が指定する日に、文書主管課に引き継がなければならない。ただし、文書主管課長がやむを得ないと認めるものについては、その都度引き継ぐことができる。

(文書の貸出等)

第53条　保存文書の貸出を受け、又は保存文書を閲覧しようとする職員は、文書取扱主任者に申し出て、その承認を受けなければならない。

(文書の廃棄の決定)

第54条　文書取扱責任者は、文書(第48条第1項及び第2項の規定により文書主管課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(保存年限の見直し)

第55条　文書主管課長は、第52条第1項及び第2項の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を決定する。

(保存の延長)

第56条　保存期間の満了した保存文書であって、なお保存の必要があると認められるものについては、第54条の規定にかかわらず、部長の決定により、引き続き保存することができる。この場合において、当該部長は、保存期間延長報告書(別記第25号様式)を総務部長に提出しなければならない。

第57条　前条の規定により保存期間を延長したときは、文書主管課及び主管課において、それぞれ保存文書台帳に、その旨を登記しなければならない。

(廃棄の基準)

第58条　2課等以上の所管に係る文書は、関係課等で協議のうえ、最も関係の深い課等において文書の原本を保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書の資料等について、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第59条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員の立ち会いのもとに焼却、熔融、裁断等(以下「焼却等」という。)の処置を取らなければならない。

第60条　前条の規定により、文書を廃棄したときは、保存文書台帳にその旨を記載して、文書主管課長に通知しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。

(委任)

第61条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、総務部長が定める。