(1)　個人情報取扱事務届出書の審査及び保管並びに一般の閲覧に関すること。

(2)　個人情報保護制度に係る実施機関間の連絡調整に関すること。

(3)　個人情報保護制度に係る案内や相談に関すること。

(4)　保有個人情報に係る開示請求、訂正、利用停止請求に係る相談及び案内に関すること。

(5)　保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求の受付に関すること。

(6)　保有個人情報の開示の実施に関すること。

(7)　保有個人情報の目的外利用及び外部提供に係る審査に関すること。

(8)　個人情報に係る審査請求に関すること。

(9)　個人情報保護制度に係る文書保管に関すること。

(10)　釧路町個人情報保護・情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(11)　運用状況の公表に関すること。

(1)　個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止の届出に関すること。

(2)　個人情報保護制度に係る案内や相談に関すること。

(3)　保有個人情報に係る開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る相談及び案内に関すること。

(4)　保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求書の補正に関すること。

(5)　保有個人情報の開示請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

(6)　保有個人情報の開示請求の開示決定に関すること。

(7)　保有個人情報の目的外利用及び外部提供に係る申請又は決定に関すること。

(8)　開示請求及び訂正請求に係る他実施機関への事案移送に関すること。

(9)　訂正決定等に係る保有個人情報提供先への通知に関すること。

(10)　保有個人情報訂正請求及び保有個人情報利用停止請求の決定及び通知並びに実施に関すること。

(11)　保有個人情報の開示請求に係る第三者意見の聴取に関すること。

(12)　審査請求に係る再検討及び審査会への諮問に関すること。

(13)　審査請求に対する裁決及び通知に関すること。

(1)　個人情報取扱事務の届出(変更及び廃止を含む。)に関すること。

(2)　個人情報の本人以外からの収集を決定すること。

(3)　個人情報の目的外利用・提供を決定すること。

(4)　個人情報の目的外利用等の記録に関すること。

(5)　個人情報(開示・訂正・利用停止)請求書の受理に関すること。

(6)　個人情報の開示決定の期間の延長に関すること。

(7)　個人情報の開示決定に関すること。

(8)　個人情報の訂正・利用停止に係る実施後の決定及び通知に関すること。

(9)　個人情報の審査請求書の受理、不受理、補正命令に関すること。

(10)　審査会への諮問に関すること。

(11)　審査会からの答申を受けた事項(指導、勧告等に従わない事業者名の公表に関する事項を除く。)の決定に関すること。

(1)　「所管部署」欄にあっては、登録対象事務を実施する所管課等の名称を記載すること。このとき、町立小学校及び中学校の場合にあっては学校名とすること。

(2)　「開始年月日」欄にあっては、登録対象事務を開始する年月日を記載すること。

(3)　「同一の事務を所管する課等」欄にあっては、複数の課等が共通して実施する事務の場合、目録の提出を行う所管課等以外の課等の名称を記載すること。

(4)　「個人情報取扱事務の名称」欄にあっては、何人でもわかるよう明瞭簡潔に記載すること。

(5)　「個人情報の対象者の範囲」欄にあっては、登録対象事務の目的を達成するために、個人情報を収集する対象者を具体的に記載すること。

(6)　「個人情報を取扱う目的」欄にあっては、登録対象事務を実施する理由、収集目的、使用用途等を法令等を用いて具体的に記載すること。

(7)　「個人情報の記録項目」欄にあっては、登録対象事務において収集する個人情報を選択すること。なお、当該登録対象事務において要配慮個人情報を収集する場合にあっては、その旨を記載すること。

(8)　「個人情報の記録形態」欄にあっては、収集した個人情報の保管方法について選択することとし、その区分については次によるものとする。

(9)　「個人情報収集方法及び根拠」欄にあっては、本人又は本人以外を選択すること。ただし、その収集方法が本人以外の場合にあっては、その収集先を選択した上で、条例第7条第3項のいずれに該当するかを選択すること。

(10)　「特定個人情報の情報連携の有無」欄にあっては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第19条第7号で規定する情報提供ネットワークシステムを使用して特定個人情報を提供する場合に選択すること。

(11)　「外部委託・指定管理者による代行の有無」欄にあっては、登録対象事務の収集を外部委託する場合や条例第49条に規定する指定管理者による個人情報の収集を実施する場合に、該当項目を選択すること。このとき、「有」としたときには、備考欄に委託先事業者又は指定管理者について記載すること。

(1)　目録を所管課等の組織順に綴り、目次を付して個人情報事務主管課事務室内に備えつける。

(2)　目録を釧路町公式ホームページ上に掲載する。

(1)　「所管課等の長」欄にあっては、個人情報取扱事務を行っている課等の長の職氏名を記載すること。

(2)　「利用課等の長」欄にあっては、目的外利用申請をしようとする課等の長の職氏名を記載すること。

(3)　「所管課等における個人情報取扱事務の名称」欄にあっては、利用申請する個人情報を取り扱う所管課等の事務について、個人情報取扱事務届出目録に記載された個人情報取扱事務の名称を記載するとともに届出番号を併記すること。

(4)　「利用目的」欄にあっては、利用申請をしようとする理由について、具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(5)　「利用個人情報の種類」欄にあっては、利用申請しようとする個人情報の記録項目を記載するとともに、具体的な内容について併記すること。

(6)　「利用課等における個人情報取扱事務の名称」欄にあっては、利用申請する個人情報を必要とする事務について、個人情報取扱事務届出目録に記載された個人情報取扱事務の名称を記載するとともに、届出番号を併記すること。

(7)　「利用方法」欄にあっては、利用する個人情報の提供を受ける方法について選択すること。なお、その他を選択した場合にあっては、備考欄にその具体的内容を記載すること。

(8)　「利用期間」欄にあっては、利用申請する個人情報の提供を受ける期間を記載すること。このとき、第15条に掲げる有効期間について注意すること。

(9)　「目的外利用の根拠」欄にあっては、利用申請が条例第8条第1項各号のいずれかに該当するかを記載すること。このとき、法令等に定めがある場合には、その根拠法令を併記すること。

(1)　「利用課等の長」欄にあっては、利用申請をした課等の長の職氏名を記載すること。

(2)　「所管課等の長」欄にあっては、個人情報取扱事務を行っている課等の長の職氏名を記載すること。

(3)　「当該申請の決定内容」欄にあっては、利用申請の審査結果について選択すること。

(4)　「(利用不可の場合)不可の理由」欄にあっては、前号において利用不可とした場合に、その理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(5)　「利用にあっての条件」欄にあっては、目的外に利用する個人情報について利用課等に対して付す条件を選択すること。このとき、その他とした場合には備考欄に詳細を記載すること。

(6)　「提供方法」欄にあっては、個人情報の提供方法について選択すること。

(1)　意見聴取に係る個人情報の件名又は内容

(2)　意見聴取の趣旨及び理由

(3)　その他必要事項を記載した書類

(1)　条例第50条の5に該当する場合　当該事務を所管課等で手続するよう説明する。

(2)　条例第2条第5号ただし書の規定に該当しない場合で、かつ、釧路町情報公開条例(平成17年釧路町条例第4号)第2条第2号ただし書に該当する場合　書店等で販売されていることを説明する。

(3)　条例第15条各号に該当する情報(以下「非開示情報」という。)である場合　条例に基づく開示請求の適用除外であることを説明する。

(1)　未成年者の法定代理人である場合でその身分が親権者である場合は、戸籍謄本又は住民票、健康保険の被保険者証等の続柄が表示されている書類の写し又は原本

(2)　成年被後見人の法定代理人である場合は、法務局の登記事項証明書(後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)第10条)、家庭裁判所の証明書(家事審判規則(昭和22年最高裁判所規則第15号)第12条第2項)又は審判書(家事審判規則第16条)等の資格を証明する書類の写し又は原本

(3)　法人に係る法定代理人である場合は、当該法人の登記事項証明書及び成年後見人の登記事項証明書の写し又は原本

(4)　遺族である場合は、戸籍謄本又は住民票、健康保険の被保険者証等の続柄が表示されている書類の写し又は原本

(1)　保有個人情報開示請求書には押印の必要がないこと。

(2)　同一人から複数の開示請求があった場合には、1枚の保有個人情報開示請求書により行うことができる。ただし、実施機関又は所管課等が異なる場合を除くものとする。

(3)　開示請求しようとする者に対し、開示請求に係る保有個人情報の開示の区分、開示の方法を説明するとともに、開示することができる日時を調整するよう努めるものとする。

(4)　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であることが想定される場合にあっては、開示請求しようとする者に対してできる限り分割し、又は対象を限定するよう協力を求めるものとする。

(5)　開示請求しようとする者が、身体の障害等により自ら保有個人情報開示請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適切な方法により対応するものとする。

(6)　開示請求しようとする者が、条例第22条の3に規定する免除に該当する者であるか否かを必ず確認するものとする。なお、開示請求しようとする者が、条例別表に規定する実施手数料及び施行規則別表に規定する費用(以下「手数料等」という。)の免除を申し出た場合には、施行規則第6条第3項の書類を提示又は提出させ、申出の事由が正しいかを確認するものとする。

(1)　「実施機関」欄にあっては、開示請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、開示請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、法定代理人等又は遺族による開示請求の場合にあっては、当該法定代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報を含まない保有個人情報の開示請求であるため「なし」に「レ印」等で記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、開示請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示請求に係る保有個人情報の内容等」欄にあっては、開示請求をしようとする保有個人情報が記録されている公文書の名称又はその他の開示請求に係る保有個人情報を特定できるように具体的に記載されていること。

(6)　「保有個人情報本人の氏名」欄にあっては、開示請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(7)　「保有個人情報本人の住所」欄にあっては、開示請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(8)　「開示の区分」欄にあっては、開示請求に係る個人情報の開示方法が、閲覧、視聴、写しの交付のいずれか明確にわかるように「レ印」等で記載されていること。

(9)　「申出区分」欄にあっては、開示請求しようとする者が手数料等の免除を申出する場合には、その事由が生活保護法(昭和25年法律第144号)の適用、その他のいずれに該当するのか分かるように「レ印」等で記載されていること。また、写しの交付の場合で郵送を希望する場合にその旨を示す「レ印」等が記載されていること。

(10)　「その他事由」欄にあっては、「申出区分」欄においてその他を選択した場合に、その内容が分かるように具体的に記載されていること。

(1)　「実施機関」欄にあっては、特定個人情報の開示請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、特定個人情報の開示請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、代理人等又は遺族による開示請求の場合にあっては、当該代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報を含む保有個人情報の開示請求であるため「あり」に「レ印」等で記載され、「特定個人情報のみ」に「レ印」等が記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、特定個人情報の開示請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族、本人の委任による代理人のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示請求に係る保有個人情報の内容等」欄にあっては、特定個人情報の開示請求をしようとする保有個人情報が記録されている公文書の名称又はその他の開示請求に係る保有個人情報を特定できるように具体的に記載されていること。

(6)　「保有個人情報本人の氏名」欄にあっては、特定個人情報の開示請求しようとする者が代理人等又は遺族である場合には、当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(7)　「保有個人情報本人の住所」欄にあっては、特定個人情報の開示請求しようとする者が代理人等又は遺族である場合には、当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(8)　「開示の区分」欄にあっては、特定個人情報の開示請求に係る個人情報の開示方法が、閲覧、視聴、写しの交付のいずれか明確にわかるように「レ印」等で記載されていること。また、写しの交付の場合で郵送を希望する場合にその旨を示す「レ印」等が記載されていること。

(9)　「申出区分」欄にあっては、特定個人情報の開示請求しようとする者が手数料等の免除を申出する場合には、その事由が生活保護法の適用、その他のいずれに該当するのか分かるように「レ印」等で記載されていること。

(10)　「その他事由」欄にあっては、「申出区分」欄においてその他を選択した場合に、その内容が分かるように具体的に記載されていること。

(1)　正本1部を、所管課等に送致するものとする。

(2)　副本を2部作成し、1部を個人情報事務主管課控とするとともに、残り1部を請求者に交付するものとする。

(1)　開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に開示又は非開示等の決定を行うこと。ただし、補正を求めた場合には、その補正に要した日数を当該期間に算入しないこと。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由がある場合にあっては、開示請求があった日の翌日から起算して30日を限度として決定期間を延長することがあること。

(3)　開示する場合には、保有個人情報の開示を実施する日時及び場所について、請求者と調整した上で、書面により通知すること。

(4)　写しの交付の方法により開示する場合には、条例別表に規定する実施手数料のほか、施行規則別表に規定する費用を徴すること。また、郵送交付の場合には、郵送料も徴すること。

(1)　施行規則第8条各号に規定する通知文書(以下「開示決定通知書等」という。)

(2)　開示決定等に係る決裁文書

(3)　開示決定等に係る保有個人情報が記録された公文書の写し

(1)　「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　「開示請求に係る保有個人情報の内容等」欄にあっては、開示請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(4)　「開示日時及び場所」欄にあっては、第35条第3項第3号により決定した開示する日時と場所を記載すること。

(5)　「開示方法」欄にあっては、開示する方法について選択すること。

(6)　「開示に係る費用」欄にあっては、金額を正確に記載すること。なお、開示請求した者が手数料等の免除を申し出た者である場合には、免除事由を記載すること。

(7)　「開示担当部署」欄にあっては、開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(1)　「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、一部開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　「開示請求に係る保有個人情報の内容等」欄にあっては、開示請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(4)　「開示日時及び場所」欄にあっては、第35条第3項第3号により決定した開示する日時と場所を記載すること。

(5)　「開示方法」欄にあっては、開示する方法について選択すること。

(6)　「一部を非開示とする内容」欄にあっては、非開示となる部分についてわかりやすく記載すること。

(7)　「一部を非開示とする理由及び根拠条項等」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非開示とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(8)　「開示に係る費用」欄にあっては、金額を正確に記載すること。なお、開示請求した者が手数料等の免除を申し出た者である場合には、免除事由を記載すること。

(9)　「開示担当部署」欄にあっては、一部開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(10)　審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、審査請求をすべき行政庁について、下表に基づき書き換えるものとする。

(1)　「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、非開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　「開示請求に係る保有個人情報の内容等」欄にあっては、開示請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(4)　「非開示とする理由及び根拠条項等」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非開示とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(5)　「開示担当部署」欄にあっては、非開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(6)　審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、前項第10号を参照すること。

(1)　移送を受ける実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、開示請求書を送付すること。

(2)　開示請求者に対して、個人情報開示請求事案移送通知書(施行規則第15号様式の2)により事案を移送した旨を通知するとともに、その写しを移送を受けた実施機関及び個人情報事務主管課に送致するものとする。

(3)　移送を受けた実施機関との連携を密にするとともに、開示請求に係る保有個人情報の貸与その他の必要な協力を行うこととする。

(4)　事案を移送した場合の開示決定等の期間は、移送をした実施機関に開示請求があった日の翌日から起算するものとし、その他移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関が行った行為とみなされることに留意するものとする。

(1)　文書又は図面を閲覧に供するときは、原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該文書又は図面の保存に支障を生ずるおそれがある場合と認めるときその他正当な理由があるときにあっては、その写しにより、これを行うことができる。

(2)　文書又は図面の写しは、乾式複写機により作成するものとし、用紙の規格は日本工業規格A列3番以内とする。この場合において、文書又は図面の写しにあっては、所管課等が複写し、個人情報事務主管課に引き継ぐものとする。

(3)　文書又は図面の写しは、窓口において又は送付の方法により交付するものとする。

(1)　電磁的記録の閲覧又は視聴等の方法、複製物の種類、写しの交付の方法又は種別については、施行規則別表の規定による。

(2)　原本を閲覧等に供することにより、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その複製物によりこれを行うことができる。このとき、複製物は、画面のハードコピー等による写しの交付は行わないものとする。

(3)　電磁的記録の複写物にあっては、所管課等が複写し、個人情報事務主管課に引き継ぐものとする。ただし、前条第2項の規定により所管課等の長が開示する場合には、個人情報事務主管課に引き継ぐ必要はないものとする。

(1)　非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別のページに記録されている場合は、非開示情報が記録されている部分のページを取り外したものにより部分開示を実施するものとする。ただし、当該ページを取り外すことができない場合には、当該ページを除いて複写するか又は非開示情報が記録されている部分を記載されていないページを利用して袋をかけて閉鎖したものにより部分開示を実施するものとする。

(2)　非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同じページに記録されている場合は、開示請求に係る保有個人情報が記録された書類等の全部を乾式複写機で複写し、非開示情報が記載されている部分を黒インク等で消し、それを再度複写したもの又は非開示情報が記録されている部分を黒テープ等により遮へいして複写したものにより部分開示を実施するものとする。

(1)　条例第50条の5に該当する場合　当該事務の所管課等で手続するよう説明する。

(2)　非開示情報に該当する場合　条例に基づく訂正請求の適用除外であることを説明する。

(3)　訂正請求者が過去に条例第19条の規定に基づく開示決定の通知を受けていない場合　訂正請求の適用除外であることを説明する。

(1)　保有個人情報訂正請求書には押印の必要がないこと。

(2)　同一人から複数の訂正請求があった場合には、1枚の保有個人情報訂正請求書により行うことができる。ただし、実施機関又は所管課等が異なる場合を除くものとする。

(3)　訂正請求しようとする事実を確認すること。

(4)　訂正請求しようとする者が、身体の障害等により自ら保有個人情報訂正請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適切な方法により対応するものとする。

(1)　「実施機関」欄にあっては、訂正請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、訂正請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、法定代理人等又は遺族による訂正請求の場合にあっては、当該法定代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報を含まない保有個人情報の訂正請求であるため「なし」に「レ印」が記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、訂正請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、当該訂正請求をしようとするに至った開示を受けた保有個人情報の名称が記載されていること。

(6)　「訂正を求める具体的な内容」欄にあっては、事実に基づいた内容であり、かつ、正確に略すことなく記載されていること。

(7)　「保有個人情報の本人情報の氏名」欄にあっては、訂正請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(8)　「保有個人情報の本人情報の住所」欄にあっては、訂正請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(1)　「実施機関」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、代理人等又は遺族による特定個人情報の訂正請求の場合にあっては、当該代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求であるため「あり」に「レ印」等で記載され、「特定個人情報のみ」に「レ印」等が記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族、本人の委任による代理人のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、当該訂正請求をしようとするに至った開示を受けた保有個人情報の名称が記載されていること。

(6)　「訂正を求める具体的な内容」欄にあっては、事実に基づいた内容であり、かつ、正確に略すことなく記載されていること。

(7)　「保有個人情報本人情報の氏名」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求をしようとする者が代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(8)　「保有個人情報本人情報の住所」欄にあっては、特定個人情報の訂正請求をしようとする者が代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(1)　正本1部を、所管課等に送致するものとする。

(2)　副本を2部作成し、1部を個人情報事務主管課控とするとともに、残り1部を請求者に交付する。

(1)　訂正請求があった日の翌日から起算して14日以内に訂正又は非訂正等の決定を行うこと。ただし、補正を求めた場合には、その補正に要した日数を当該期間に算入しないこと。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由がある場合にあっては、訂正請求があった日の翌日から起算して30日を限度として決定期間を延長することがあること。

(3)　訂正する場合には、保有個人情報の訂正を実施した日について、書面により通知すること。

(1)　施行規則第13条各号に規定する通知文書(以下「訂正決定通知書等」という。)

(2)　訂正決定等に係る決裁文書

(3)　訂正決定等に係る保有個人情報が記録された公文書の写し

(1)　「請求者」欄にあっては、訂正請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、訂正の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　本文にあっては、「訂正・利用停止」の利用停止部分及び「第26条第1項・第32条第1項」の第32条第1項部分を二重線で取り消すこと。

(4)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、訂正請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(5)　「訂正／保有個人情報の内容」欄にあっては、所管課等が訂正する内容を正確に記載すること。

(6)　「訂正年月日」欄にあっては、所管課等において訂正請求に係る変更を行った日を記載すること。

(7)　「事務担当部署」欄にあっては、訂正の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(1)　「請求者」欄にあっては、訂正請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、一部訂正の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　本文にあっては、「訂正・利用停止」の利用停止部分及び「第26条第1項・第32条第1項」の第32条第1項部分を二重線で取り消すこと。

(4)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、訂正請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(5)　「訂正／一部訂正する保有個人情報の内容」欄にあっては、所管課等が訂正する内容を正確に記載すること。

(6)　「訂正年月日」欄にあっては、所管課等において訂正請求に係る変更を行った日を記載すること。

(7)　「一部を非訂正又は非利用停止とする理由」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非訂正とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(8)　「事務担当部署」欄にあっては、一部訂正の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(9)　審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、第39条第2項第10号を参照すること。

(1)　「請求者」欄にあっては、訂正請求した者の氏名を記載すること。

(2)　「実施機関の長」欄にあっては、非訂正の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。

(3)　本文にあっては、「訂正・利用停止」の利用停止部分及び「第26条第2項・第32条第2項」の第32条第2項部分を二重線で取り消すこと。

(4)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、訂正請求書に記載された保有個人情報の内容を記載すること。

(5)　「非訂正又は非利用停止とする理由」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非訂正とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。

(6)　「事務担当部署」欄にあっては、一部訂正の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。

(7)　審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、第39条第2項第10号を参照すること。

(1)　移送を受ける実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、訂正請求書を送付すること。

(2)　訂正請求者に対して、個人情報訂正請求事案移送通知書(施行規則第24号様式の2)により事案を移送した旨を通知するとともに、その写しを移送を受けた実施機関及び個人情報事務主管課に送致するものとする。

(3)　移送を受けた実施機関との連携を密にするとともに、訂正請求に係る保有個人情報の貸与その他の必要な協力を行うこととする。

(4)　事案を移送した場合の訂正決定等の期間は、移送をした実施機関に訂正請求があった日の翌日から起算するものとし、その他移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関が行った行為とみなされることに留意するものとする。

(1)　条例第50条の5に該当する場合　当該事務の所管課等で手続するよう説明する。

(2)　非開示情報に該当する場合　条例に基づく利用停止請求の適用除外であることを説明する。

(3)　利用停止請求者が過去に条例第19条の規定に基づく開示決定の通知を受けていない場合　利用停止請求の適用除外であることを説明する。

(1)　保有個人情報利用停止請求書には押印の必要がないこと。

(2)　同一人から複数の利用停止請求があった場合には、1枚の保有個人情報利用停止請求書により行うことができる。ただし、実施機関又は所管課等が異なる場合を除くものとする。

(3)　利用停止請求しようとする事実を確認すること。

(4)　利用停止請求しようとする者が、身体の障害等により利用停止請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適切な方法により対応するものとする。

(1)　「実施機関」欄にあっては、利用停止請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、利用停止請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、法定代理人等又は遺族による利用停止請求の場合にあっては、当該法定代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報を含まない保有個人情報の利用停止請求であるため「なし」に「レ印」が記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、利用停止請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、当該利用停止請求をしようとするに至った開示を受けた保有個人情報の名称が記載されていること。

(6)　「利用停止を求める具体的な内容」欄にあっては、利用停止を求める手段が「レ印」等で記載され、条例第29条に規定する違反事実の詳細について記載されていること。

(7)　「保有個人情報の本人情報の氏名」欄にあっては、利用停止請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(8)　「保有個人情報の本人情報の住所」欄にあっては、利用停止請求をしようとする者が法定代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(1)　「実施機関」欄にあっては、特定個人情報の利用停止請求に係る保有個人情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2)　「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、特定個人情報の利用停止請求をしようとする者の住所等が記載されていること。ただし、代理人等又は遺族による利用停止請求の場合にあっては、当該代理人等又は遺族の住所等が記載されていること。

(3)　「個人番号の有無」欄にあっては、特定個人情報を含む保有個人情報の利用停止請求であるため「あり」に「レ印」等で記載され、「特定個人情報のみ」に「レ印」等が記載されていること。

(4)　「請求者の区分」欄にあっては、特定個人情報の利用停止請求をしようとする者が本人、法定代理人、遺族、本人の委任による代理人のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。

(5)　「開示された保有個人情報の内容等」欄にあっては、当該利用停止請求をするに至った開示を受けた保有個人情報の名称が記載されていること。

(6)　「利用停止を求める具体的な内容」欄にあっては、利用停止を求める手段が「レ印」等で記載され、条例第29条に規定する違反事実の詳細について記載されていること。

(7)　「保有個人情報本人情報の氏名」欄にあっては、特定個人情報の利用停止請求をしようとする者が代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の氏名が記載されていること。

(8)　「保有個人情報本人情報の住所」欄にあっては、特定個人情報の利用停止請求をしようとする者が代理人等又は遺族である場合に当該保有個人情報本人の住所地が記載されていること。

(1)　正本1部を、所管課等に送致するものとする。

(2)　副本を2部作成し、1部を個人情報事務主管課控とするとともに、残り1部を請求者に交付する。

(1)　利用停止請求があった日の翌日から起算して14日以内に利用停止又は非利用停止の決定を行うこと。ただし、補正を求めた場合には、その補正に要した日数を当該期間に算入しないこと。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由がある場合にあっては、利用停止請求があった日の翌日から起算して30日を限度として決定期間を延長することがあること。

(3)　利用停止する場合には、保有個人情報の利用停止を実施した日について、書面により通知すること。

(1)　施行規則第13条各号に規定する通知文書(以下「利用停止決定通知書等」という。)

(2)　利用停止決定等に係る決裁文書

(3)　利用停止決定等に係る保有個人情報が記録された公文書の写し

(1)　所管課等に提出された場合　審査請求書が所管課等に提出された場合には、速やかに個人情報事務主管課へ送付し、次条に定める要件審査を受けるものとし、要件を満たさない場合には、所管課等に対して口頭で補正箇所等を伝えるものとする。

(2)　個人情報事務主管課に提出された場合　審査請求書が個人情報事務主管課に提出された場合には、次条に定める要件審査を行い、速やかに当該審査請求書の正本を所管課等に送致するとともに、副本を保管するものとする。

(1)　審査請求書に次の事項が記載されていること。

(2)　審査請求人の押印があること。

(3)　第1号キに掲げる場合にあっては、代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面が添付されていること。

(4)　審査請求期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求であること。

(5)　審査請求をする法律上の利益があること。

(6)　審査請求書が正副1部提出されていること。

(1)　審査請求が不適法であり、かつ、補正することができないとき。

(2)　補正命令に応じなかったとき。

(3)　補正命令に定める補正の期間を経過したとき。

(1)　審査会諮問通知書の写し

(2)　審査請求書及び添付書類の写し

(3)　保有個人情報開示請求書又は保有個人情報訂正請求書若しくは保有個人情報利用停止請求書の写し

(4)　保有個人情報開示決定通知書の写し又は保有個人情報(訂正・利用停止)決定通知書の写し

(5)　その他必要な書類(当該保有個人情報の写し等)

(1)　説明又は資料の提出を求める内容及び理由

(2)　説明又は資料の提出の期限

(3)　正当な理由がなく説明又は資料を提出しないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(1)　指導又は勧告をする是正の内容及びその理由

(2)　指導又は勧告に対し回答すべき旨並びに回答の方法及び期限

(3)　指導又は勧告に従わないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(1)　公表しようとする内容及びその理由

(2)　意見書の提出先及び提出期限(口頭による意見の陳述を認める場合にあっては、その旨並びに出頭すべき日時及び場所)

(3)　主張を立証する証拠書類又は証拠物を提出することができること。

(4)　正当な理由がなく提出期限内に意見書を提出せず、かつ、口頭による意見の陳述をしなかったときは、意見がないものとみなすこと。

(1)　個人情報事務主管課は、前条により受け付けた申し出について、速やかに所管課等へ通報するものとし、処理は所管課等が行うものとする。

(2)　所管課等は、苦情の処理の結果を個人情報事務主管課へ報告するものとする。

(1)　保有個人情報の開示請求等の件数

(2)　保有個人情報の開示等をする旨の決定の件数

(3)　保有個人情報の開示等をしない旨の決定の件数

(4)　審査請求の件数

(5)　審査請求の処理件数

(6)　その他必要な事項