○釧路町情報公開事務取扱要綱
令和2年3月31日
訓令第5号
釧路町情報公開事務取扱要綱(平成28年釧路町訓令第80号)の全部を改正する。
目次
第1章 趣旨・役割(第1条―第4条)
第2章 開示請求
第1節 開示請求の受付(第5条―第8条)
第2節 開示請求書の受理及び開示請求の判断(第9条―第11条)
第3節 開示決定等(第12条―第16条)
第4節 開示の実施(第17条―第20条)
第3章 審査請求(第21条―第29条)
第4章 雑則(第30条・第31条)
附則
第1章 趣旨・役割
(趣旨)
第1条 この訓令は、釧路町情報公開条例(平成17年釧路町条例第4号。以下「条例」という。)の実施に関する事務手順等について、別に定めがあるものを除き、必要な事項を定めるものとする。
(情報公開主管課が行う事務)
第2条 総務課(以下「情報公開主管課」という。)は、次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 情報公開制度の案内や相談に関すること。
(2) 情報公開制度に係る実施機関間の連絡調整に関すること。
(3) 開示請求及び任意的開示申出の受付に関すること。
(4) 公文書の開示の実施に関すること。
(5) 情報公開に係る審査請求に関すること。
(6) 情報公開制度に係る文書保管に関すること。
(7) 釧路町個人情報保護・情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(8) 運用状況の公表に関すること。
(1) 情報公開制度の案内や相談に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書の検索に関すること。
(3) 開示請求に係る公文書不存在の通知に関すること。
(5) 開示請求に係る事案の移送に関すること。
(6) 開示請求に係る第三者意見の聴取に関すること。
(7) 審査請求に係る再検討及び審査会への諮問に関すること。
(8) 審査請求に対する裁決及び通知に関すること。
(9) 公文書の検索資料の作成に関すること。
(決裁及び合議)
第4条 所管課等が行う次に掲げる行為は、釧路町事案決裁規程(平成9年釧路町訓令第11号)の定めるところにより情報公開主管課の合議に付さなければならない。
(1) 公文書開示請求書の受理に関すること。
(2) 公文書開示に係る第三者の意見の聴取に関すること。
(3) 公文書開示請求に係る開示決定等の期間の延長に関すること。
(4) 公文書開示請求に係る開示決定等に関すること。
(5) 公文書の非開示決定等に対する審査請求書の受理、不受理、補正命令に関すること。
(6) 審査会への諮問に関すること。
(7) 審査会からの答申を受けた事項の決定に関すること。
第2章 開示請求
第1節 開示請求の受付
(2) 条例第2条第2号ただし書に該当する場合 書店等で販売されていることを説明する。
(4) 自己に関する個人情報である場合 釧路町個人情報保護条例(平成17年釧路町条例第5号)に基づき請求するよう説明する。
(開示請求書の受付)
第6条 情報公開主管課又は所管課等は、開示請求をしようとする者に対して、公文書開示請求書(釧路町情報公開条例施行規則(平成17年釧路町規則第4号。以下「施行規則」という。)第1号様式)を交付し、必要事項を全て記載した上で、情報公開主管課に提出するよう求めるものとする。
2 郵送又は北海道電子申請システムを利用した電子申請による公文書開示請求書の受付にあっては、公文書開示請求書に必要事項が全て記載されていること及び必要となる書類が添付されていること並びに記載事項によって開示請求する公文書の特定ができることを確認するものとする。
3 電話、口頭、電子メール又はファクシミリ等による公文書開示請求については認めないものとする。
(開示請求書の受付にあっての留意事項)
第7条 情報公開主管課は、公文書開示請求書の受付にあたって、次の各号に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 公文書開示請求書には押印の必要がないこと。
(2) 同一件名の複数の公文書又は関連する内容の複数の公文書の開示請求をする場合には、1枚の公文書開示請求書により行うことができる。ただし、実施機関が異なる場合を除くものとする。
(3) 開示請求しようとする者に対し、開示請求に係る公文書の記録媒体の種別、開示を実施することができる方法を説明するとともに、開示することができる日時を調整するよう努めるものとする。
(4) 開示請求に係る公文書が著しく大量であることが想定される場合にあっては、開示請求しようとする者に対してできる限り分割し又は対象を限定するよう協力を求めるものとする。
(5) 開示請求しようとする者が、身体の障害等により自ら公文書開示請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適切な方法により対応するものとする。
(6) 開示請求しようとする者が、条例第17条の2に規定する免除に該当する者であるか否かを必ず確認するものとする。なお、開示請求しようとする者が、条例別表に規定する実施手数料及び施行規則別表に規定する費用(以下「手数料等」という。)の免除を申し出た場合には、施行規則第2条第3項の書類を提示又は提出させ、申出の事由が正しいかを確認すること。
(開示請求書の記載事項の確認)
第8条 情報公開主管課は、公文書開示請求書の記載事項について、次の各号に掲げる事項について留意するものとする。
(1) 「実施機関の長」欄にあっては、開示請求に係る公文書を保管している実施機関の名称が記載されていること。
(2) 「住所、氏名、連絡先」欄にあっては、開示請求をしようとする者の住所等が記載されていること。
(3) 「開示請求に係る公文書の名称及び内容」欄にあっては、開示請求しようとする公文書を特定できるように具体的に記載されていること。
(4) 「開示(交付)の方法」欄にあっては、公文書の開示方法が、閲覧、視聴、写しの交付のいずれか明確にわかるように「レ印」等で記載されていること。また、写しの交付の場合で郵送を希望する場合にその旨を示す「レ印」が記載されていること。
(5) 「申出区分」欄にあっては、開示請求をしようとする者が手数料等の免除を申出する場合に、その事由が生活保護法(昭和25年法律第144号)の適用、その他のいずれに該当するのかわかるように「レ印」等で記載されていること。
(6) 「その他事由」欄にあっては、「申出区分」欄においてその他を選択した場合に、その内容がわかるように具体的に記載されていること。
第2節 開示請求書の受理及び開示請求の判断
(開示請求書の受理、取扱い及び補正)
第9条 情報公開主管課は、開示請求をしようとする内容に基づく公文書を特定するために、文書管理規程(平成24年釧路町訓令第2号)第42条の規定による文書分類表を用いたり、関係性のある事務を実施している所管課等に聴取するなどの必要な措置を講じなければならない。このとき、聴取を受けた所管課等は直ちに公文書の検索を開始し、その有無を特定しなければならない。なお、検索の結果において、当該公文書が存在しないことが明らかになった場合にあっては、当該請求者に対して口頭でその事実を伝えるものとする。
2 情報公開主管課は、受け付けた公文書開示請求書に受付印を押印した上で、速やかに次の各号に掲げるところにより取り扱うものとする。
(1) 正本1部を、所管課等に送致するものとする。
(2) 副本を2部作成し、1部を情報公開主管課控とするとともに、残り1部を請求者に交付するものとする。
(1) 開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に開示決定等を行うこと。ただし、補正を求めた場合には、その補正に要した日数を当該期間に算入しないこと。
(2) 事務処理上の困難その他正当な理由がある場合にあっては、開示請求があった日の翌日から起算して30日を限度として決定期間を延長することがあること。
(3) 開示する場合には、公文書の開示を実施する日時及び場所について、請求者と調整した上で、書面により通知すること。
4 所管課等は、条例第6条第2項の規定に基づき、開示請求者に対して当該箇所の補正を求める場合にあっては、その保有する公文書の名称、当該公文書に記録されている情報の概要等補正の参考となる情報の提供に努めるものとする。このとき、開示請求者が補正に応じない場合にあっては、開示請求を却下することができるものとする。
2 前項における確認の結果、開示請求に係る公文書を保有していない場合にあっては「公文書不存在による非開示決定通知書(施行規則第6号様式)」を用いて請求者に通知するものとする。
3 第1項における確認の結果、存否を明らかにしないで非開示とする場合にあっては「公文書の存否を明らかにしない決定通知書(施行規則第5号様式)」を用いて請求者に通知するものとする。
(事前協議)
第11条 所管課等は、開示請求に係る開示決定等の判断について、情報公開主管課と口頭による事前協議を行うものとする。ただし、過去に開示したことのある公文書について開示請求があり、決定の内容を変更する必要がないと所管課等が判断した場合にはこの限りでない。
第3節 開示決定等
(開示決定等の内容及び通知)
第12条 所管課等は、開示請求に係る公文書について開示決定等をした場合は、速やかに次の各号に掲げる書類を情報公開主管課に送致するものとする。
(1) 施行規則第3条各号に規定する通知文書(以下「開示決定通知書等」という。)
(2) 開示決定等に関する決裁文書
(3) 開示決定等に係る公文書の写し
2 前項に掲げる書類の送致を受けた情報公開主管課は、速やかに開示請求者に通知するものとする。なお、全部を開示する場合を除き、通知を行う場合にあっては配達証明郵便を用いるものとする。
(開示決定通知書等の記載事項の確認)
第13条 公文書開示決定通知書に記載する事項は、次の各号に掲げる事項とする。
(1) 「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。
(2) 「実施機関の長」欄にあっては、開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。
(3) 「開示請求に係る公文書の名称又は内容」欄にあっては、開示請求書に記載された公文書の内容を記載すること。
(4) 「開示日時及び場所」欄にあっては、第9条第3項第3号により決定した開示する日時と場所を記載すること。
(5) 「開示方法」欄にあっては、開示する方法について選択すること。
(6) 「開示に係る費用」欄にあっては、金額を正確に記載すること。なお、開示請求した者が手数料等の免除を申し出た者である場合には、免除事由を記載すること。
(7) 「開示担当部署」欄にあっては、開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。
2 公文書一部開示決定通知書に記載する事項は、次の各号に掲げる事項とする。
(1) 「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。
(2) 「実施機関の長」欄にあっては、一部開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。
(3) 「開示請求に係る公文書の名称又は内容」欄にあっては、開示請求書に記載された公文書の内容を記載すること。
(4) 「開示日時及び場所」欄にあっては、第9条第3項第3号により決定した開示する日時と場所を記載すること。
(5) 「開示方法」欄にあっては、開示する方法について選択すること。
(6) 「一部を非開示とする内容」欄にあっては、非開示となる部分についてわかりやすく記載すること。
(7) 「一部を非開示とする理由及び根拠条項等」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非開示とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。
(8) 「開示に係る費用」欄にあっては、金額を正確に記載すること。なお、開示請求した者が手数料等の免除を申し出た者である場合には、免除事由を記載すること。
(9) 「開示担当部署」欄にあっては、一部開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。
(10) 審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、審査請求をすべき行政庁の種類について、下表に基づき書き換えるものとする。
1．この決定に不服があるときは、この決定があったことを知った日の翌日から起算して3月以内に【①】に対して審査請求をすることができます。 2．この決定については、この決定があったことを知った日の翌日から起算して6月以内に、釧路町(訴訟において、釧路町を代表するものは【②】)を被告として処分の取消しの訴えを提起することができます。ただし、この決定に対して審査請求を行った場合には、この決定の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決の送達を受けた日の翌日から起算して6月以内に提起しなければなりません。 |
実施機関 | ① | ② |
町長 | 釧路町長 | 釧路町長 |
教育委員会 | 釧路町教育委員会 | 釧路町教育委員会 |
選挙管理委員会 | 釧路町選挙管理委員会 | 釧路町選挙管理委員会 |
監査委員 | 釧路町監査委員 | 釧路町代表監査委員 |
農業委員会 | 釧路町農業委員会 | 釧路町農業委員会 |
固定資産評価審査委員会 | 釧路町固定資産評価審査委員会 | 釧路町固定資産評価審査委員会 |
議会 | 釧路町議会議長 | 釧路町議会議長 |
3 公文書非開示決定通知書に記載する事項は、次の各号に掲げる事項とする。
(1) 「開示請求者」欄にあっては、開示請求した者の氏名を記載すること。
(2) 「実施機関の長」欄にあっては、非開示の決定を行った所管課等が所属する実施機関の長の職氏名を記載すること。
(3) 「開示請求に係る公文書の名称又は内容」欄にあっては、開示請求書に記載された公文書の内容を記載すること。
(4) 「非開示とする理由及び根拠条項等」欄にあっては、条例上の根拠条項を記載するとともに、その非開示とする理由について具体的、かつ、簡潔に記載すること。
(5) 「開示担当部署」欄にあっては、非開示の決定を行った所管課等の名称及び電話番号を記載すること。
(6) 審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄にあっては、前項第6号を参照すること。
2 所管課等は、前項の延長を行うときは、公文書開示決定等期間延長通知書に決定期間延長の理由を具体的に明記するものとする。
3 所管課等は、延長後の期間の設定について、30日を限度とし開示決定等をするために必要とされる合理的な期間とするよう努めるものとする。
(事案の移送)
第15条 所管課等は、条例第13条に基づき事案を移送する場合は、次のとおり事務を行うものとする。
(1) 移送を受ける実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、開示請求書を送付すること。
(2) 開示請求者に対して、公文書開示請求事案移送通知書(施行規則第7号様式の2)により事案を移送した旨を通知するとともに、その写しを移送を受けた実施機関及び情報公開事務主管課に送致するものとする。
(3) 移送を受けた実施機関との連携を密にするとともに、開示請求に係る公文書の貸与その他必要な協力を行うこととする。
(4) 事案を移送した場合の開示決定等の期間は、移送をした実施機関に開示請求があった日の翌日から起算するものとし、その他移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関が行った行為とみなされることに留意するものとする。
2 所管課等は、開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、非開示情報のうち、条例第9条の規定により開示しようとするときは、当該第三者に対し開示決定等に係る意見照会を行わなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
4 所管課等は、第三者が当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。この場合において、所管課等は、当該第三者に対し開示決定の結果を第三者情報開示通知書(施行規則第10号様式)により通知するものとする。
第4節 開示の実施
(開示の実施日時及び場所)
第17条 情報公開主管課は、所管課等が開示請求者に通知した開示決定通知書において指定した日時及び場所において実施するものとする。
2 開示場所は、情報公開主管課の事務室内とする。ただし、公文書の持ち出し等により、所管課等の事務に支障が生ずる場合にあっては、所管課等の長が責任を持って開示を行うこととする。
(開示の実施方法)
第18条 文書又は図面により開示を実施する場合にあっては、次の各号に掲げる方法により行うものとする。
(1) 文書又は図面を閲覧に供するときは、原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該文書又は図面の保存に支障を生ずるおそれがある場合と認めるときその他正当な理由があるときにあっては、その写しにより、これを行うことができる。
(2) 文書又は図面の写しは、乾式複写機により作成するものとし、用紙の規格は日本工業規格A列3番以内とする。この場合において、文書又は図面の写しにあっては、所管課等が複写し、情報公開主管課に引き継ぐものとする。
(3) 文書又は図面の写しは、窓口において又は送付の方法により交付するものとする。
2 電磁的記録により開示を実施する場合にあっては、次の各号に掲げる方法により行うものとする。
(1) 電磁的記録の閲覧又は視聴等の方法、複製物の種類、写しの交付の方法又は種別については、施行規則別表の規定による。
(2) 原本を閲覧等に供することにより、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その複製物によりこれを行うことができる。このとき、複製物は、画面のハードコピー等による交付は行わないものとする。
(3) 電磁的記録の複写物にあっては、所管課等が複写し、情報公開主管課に引き継ぐものとする。ただし、前条第2項において所管課等の長が開示する場合には、情報公開主管課に引き継ぐ必要はないものとする。
(部分開示の実施方法)
第19条 部分開示の場合における文書又は図面の閲覧の実施方法については、次の各号に掲げる方法とする。
(1) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別のページに記録されている場合は、非開示情報が記録されている部分のページを取り外したものにより部分開示を実施するものとする。ただし、当該ページを取り外すことができない場合には、当該ページを除いて複写するか又は非開示情報が記録されている部分を記載されていないページを利用して袋をかけて閉鎖したものにより部分開示を実施するものとする。
(2) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同じページに記録されている場合は、開示請求に係る公文書全部を乾式複写機で複写し、非開示情報が記載されている部分を黒インク等で消し、それを再度複写したもの又は非開示情報が記録されている部分をテープ等により遮へいして複写したものにより部分開示を実施するものとする。
2 部分開示の場合における電磁的記録の閲覧等又は複製物の供与は、非開示情報が記録されている部分とその他の部分を容易に区分することができる場合に限り行うものとする。
3 前項の方法による電磁的記録の閲覧等及び複製物の供与を行わない場合において、用紙に出力したものを閲覧に供し、又は交付することができるときは、当該方法による開示を実施するものとする。この場合において、用紙に出力することができないときには、全体を非開示とし、開示を実施しないものとする。
4 第1項の規定は、電磁的記録を用紙に出力したものにより部分開示を実施する場合について準用する。
2 前項にかかわらず、所管課等は、電磁的記録の複製物を委託により作成する場合には、当該委託に要した費用の額を徴収することができる。
3 送付の方法により写しの交付又は複製物の供与を行う場合にあっては、前2項に掲げる費用と併せて送付に要する費用の額を徴収するものとする。
4 費用の徴収は、開示請求に係る開示決定等公文書の写しの交付、電子的記録の複製物の供与及び用紙に出力したものの交付をするときに行うものとし、納入の通知をして現金領収し、領収証書を交付するものとする。ただし、送付の方法により写しの交付を行う場合には、現金に代えて、写し等の交付に要する費用は定額小為替証書、送付に要する費用は切手により行うものとする。
第3章 審査請求
(1) 所管課等に提出された場合 審査請求書が所管課等に提出された場合には、速やかに情報公開主管課へ送付し、次条に定める要件審査を受けるものとする。情報公開主管課は、要件を満たさない場合には、所管課等に対して口頭で補正箇所等を伝えるものとする。
(2) 情報公開主管課に提出された場合 審査請求書が情報公開主管課に提出された場合には、次条に定める要件審査を行い、速やかに当該審査請求書の正本を所管課等に送致するとともに、副本を保管するものとする。
(審査請求の審査等)
第22条 情報公開主管課は、次の各号に掲げる事項について当該審査請求書の要件審査を行った上、受け付けるものとする。
(1) 審査請求書に次の事項が記載されていること。
ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所又は所在地
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
(2) 審査請求人の押印があること。
(3) 第1号キに掲げる場合にあっては、代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面が添付されていること。
(4) 審査請求期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求であること。
(5) 審査請求をする法律上の利益があること。
(6) 審査請求書が正副1部提出されていること。
(審査請求書の補正等)
第23条 所管課等は、審査請求書が前条に掲げる事項を満たさず不適法であると認められる場合において、当該箇所を補正することができるときは、相当の期間を定めてその補正を命じなければならない。
(審査請求の却下)
第24条 所管課等は、審査請求が次のいずれかに該当するときは、当該審査請求を却下する決定を行い、決定書の謄本を審査請求人に送付するものとする。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正することができないとき。
(2) 補正命令に応じなかったとき。
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
(開示決定等の再検討)
第25条 所管課等は、審査請求があったときは、直ちに開示決定等の再検討を行うものとする。
2 所管課等は、再検討の結果、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る公文書の全部を開示することとする場合(当該公文書の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。)は、直ちに、決定書の謄本を審査請求人に対して送付するとともに、当該決定に係る意思決定文書を情報公開主管課に送致するものとし、所管課等においてはその写しを保管するものとする。この場合において、審査会への諮問は要しないものとする。
(審査会への諮問及び通知)
第26条 所管課等は、前条により再検討を行った結果、なお当該決定(開示請求を拒否する決定を含む。)が妥当であると判断した場合には、遅延なく審査会に諮問しなければならない。
2 所管課等は、条例第19条第2項に定める者に対し、諮問した旨を審査会諮問通知書(施行規則第11号様式)により通知するとともに、情報公開主管課に対して、次に掲げる書類を送致するものとする。
(1) 審査会諮問通知書の写し
(2) 審査請求書及び添付書類の写し
(3) 公文書開示請求書の写し
(4) 公文書開示決定書の写し
(5) その他必要な書類(当該公文書の写し等)
(審査請求に対する決定)
第28条 審査会から答申を受けた諮問実施機関は、その内容を尊重して、遅延なく当該審査請求人に対する決定を行わなければならない
2 諮問実施機関は、審査請求に対する決定を行ったときは、決定書の謄本を審査請求人及び参加人に対し送付するとともに、当該決定書に係る意思決定文書を情報公開主管課に送致するものとする。
3 第三者から反対意見書が提出された場合であって、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る公文書の全部を開示することとする場合は、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。
(第三者からの審査請求があった場合の取扱い)
第29条 所管課等は、第三者に関する情報が記録されている公文書の開示決定等について、当該第三者から審査請求があったときは、職権により当該公文書の開示又は部分開示の実施を停止し、開示請求者に対しその旨を通知するものとする。
2 所管課等は、第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する旨の決定を行ったときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。
第4章 雑則
(公文書目録の作成等)
第30条 所管課等は、公文書の開示にあたって迅速、かつ、的確な公文書の検索ができるように、目録を作成、保管管理の徹底を図るとともに、新たに作成する公文書にあっては、釧路町文書作成支援システムを利用して公文書等を作成することとし、当該文書に付する文書等も同時に保存するよう努めるものとする。
(運用状況の公表)
第31条 情報公開主管課は、毎年度初めに前年度の運用状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を釧路町広報及びホームページ等に登載することにより公表するものとする。
(1) 公文書の開示請求の件数
(2) 公文書の開示をする旨の決定の件数
(3) 公文書の開示をしない旨の決定の件数
(4) 審査請求の件数
(5) 審査請求の処理件数
(6) その他必要な事項
附 則
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。