○釧路町議会事務局処務規程
平成18年3月15日
議会訓令第3号
釧路町議会事務局処務規程(平成10年議会訓令第1号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、釧路町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理並びに職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置くものとし、必要に応じて次長又は主幹を置くことができる。
(1) 庶務係
(2) 議事係
2 係に係長を置く。
3 前項のほか、係に係員として釧路町職員の職の設置等に関する規則(平成24年釧路町規則第13号)第2条に規定する主事補以上の職を置き、書記について補職する。
(職務)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、部下職員を指揮監督して所管業務を遂行する。
2 次長及び主幹は、局長を補佐し、局長に事故あるときはその職務を代理する。
3 係長は、局長の命を受け、分掌事務を処理し、部下職員の実務研修に当たる。
4 係員は、上司の命を受け、担任の事務に従事する。
(事務分掌)
第4条 係の事務分掌は、次のとおりとする。
庶務係
(1) 事務局庶務に関すること。
(2) 文書に関すること。
(3) 公印の管理に関すること。
(4) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(5) 議員の身分に関すること。
(6) 官公署各団体の連絡に関すること。
(7) 職員の人事、給与、服務及び研修に関すること。
(8) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。
(9) 議員報酬及び費用弁償に関すること。
(10) 議会政務活動費に関すること。
(11) 関係条例、規則等の整備に関すること。
(12) 議会図書の整理保存に関すること。
(13) 議会資料に関すること。
(14) 議員共済、互助、公務災害及び新団体補償に関すること。
(15) 議長会、議員会、局長部会等に関すること。
(16) その他庶務一般に関すること。
議事係
(1) 本会議に関すること。
(2) 常任委員会に関すること。
(3) 議会運営委員会に関すること。
(4) 特別委員会に関すること。
(5) 公聴会に関すること。
(6) 議案の取扱いに関すること。
(7) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。
(8) 議員の出、欠席に関すること。
(9) 議場の整理及び傍聴に関すること。
(10) 請願及び陳情に関すること。
(11) 会議録等会議の記録に関すること。
(12) 質問通告に関すること。
(13) 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。
(14) 資料の収集及び調査に関すること。
(15) 議員協議会に関すること。
(16) その他議事一般に関すること。
(特定事務の分掌)
第5条 局長は、前条の規定にかかわらず特に必要があるときは、別に分掌を定めることができる。
(決裁)
第6条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。
(専決)
第7条 次の各号に掲げる事項は、局長において専決することができる。ただし、異例又は重要と認められるものは、専決することができない。
(1) 諸証明に関すること。
(2) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。
(3) 職員の休暇、私事旅行、欠勤その他服務に関すること。
(4) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
2 前項の規定により専決したときは、決裁欄の余白に専決の表示をしなければならない。
3 専決した事項について必要があると認められるものは、適宜議長に報告しなければならない。
(代決及び後閲)
第8条 局長が不在又は事故があるときは、あらかじめ指定した職員がその事務を代決することができる。
2 前項の規定により代決した場合は、文書の該当押印欄に「代」と記載し、事後速やかに局長の閲覧に供しなければならない。
(文書取扱いの原則)
第9条 文書の取扱いは、すべて正確かつ迅速に行い、事務処理が能率的に行われるようにしなければならない。
(文書の収受並びに配布)
第10条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、全て庶務係において次の各号に掲げるところにより収受配布しなければならない。
(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示のある文書を除く。)は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、文書収発件名簿(以下「収発件名簿」という。)に所要事項を記載し、主管係に配布しなければならない。
(2) 「親展」「秘」の表示のある文書は、開封しないで受付印を押し、特殊文書収受簿(別記第1号様式)に記載し、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に配布してその受領印を受けなければならない。
(3) 電報を受領したときは、その収受時刻を記載して直ちに主管係に配布しなければならない。
(4) 小荷物を受理したときは、余白に受付印を押して主管係に配布しなければならない。
2 請願、陳情及び議案関係文書は、議事係において収受して局長の指示により処理しなければならない。
(配布文書の処理)
第11条 文書の配布を受けたときは、原則としてその日のうちに、期限のあるものは期限までに、これを処理しなければならない。ただし、特別の事由により指定された期日までに処理することが困難と認められるもの又は重要若しくは異例のものは、局長に報告してその指示を受けなければならない。
(文書の記号及び番号)
第12条 収受又は発送する文書には、それぞれ一連番号を付して整理するものとし、発送文書にあっては記号として年次の上に「釧議」の文字を用い、その次に各係の頭文字(庶務係は(庶)議事係は(議))及び第○号を記載しなければならない。
(起案)
第13条 全ての事案の処理は、文書による。ただし、議長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ議長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。
2 起案は、起案用紙を用いて行わなければならない。ただし、次に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。
(1) 軽易な事案で、符せん又は文書の余白を利用して処理できるもの
(2) 定例的な事案で、一定の帳票により処理することが適当と認められるもの
3 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 内容に適した題名を付けること。
(2) 文章は、簡潔に、分かりやすくすること。
(3) 原則として1事案ごとに作成すること。
(4) 起案文書には、起案理由その他参考事項を記入するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類及び関係法令等を添付すること。
4 起案文書は、局長、次長及び庶務係長による審査を受けなければならない。
(合議)
第14条 文書の内容が他の執行機関に関係がある場合は、上司の決裁を受けたのち合議しなければならない。
(文書の発信者名)
第15条 庁外へ発送する文書は、原則として議長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、議会名、委員長名、局長名又は事務局名を用いることができる。
(発送文書の取扱い)
第16条 発送文書は、収発件名簿に記載し、文書番号を記入するとともに、郵便発送簿(別記第2号様式)に記載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(公印の押なつ)
第17条 発送文書には、釧路町議会公印規程(平成10年議会訓令第2号)に定める公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(発送の手続)
第18条 文書を発送する場合は、午後2時までに町部局文書主管課(以下「文書主管課」という。)に回付しなければならない。
2 急を要する文書、指定する時間外の発送文書については、文書主管課が保管する切手により郵便又は相手方に直接持参する方法等によるものとする。
(文書の整理)
第19条 文書は、事務局において常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の保存年限)
第20条 文書の保存年限は、その性質により次の5種とする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(文書の編さん)
第21条 文書の編さん及び成冊は、次の各号の方法により行うものとする。
(1) 別表に定める文書編さん種別ごとに、歴年により施行月日の順に編さんする。ただし、会計年度をもって整理すべき文書にあっては、その年度により編さんする。
(2) 事件が2年以上にわたるものにあっては、完結の年に属する文書に編さんする。
(3) 事件が数種目に関係あるものは、最も関係の深い種目に編さんし、表紙にその旨を記載する。
(4) 編さん文書の厚さは、約6cmを標準とし、それを超えるものは分冊して表紙にその旨を記載する。
(5) 文書の件数が少ないものは、数年分を併せて1冊とし、表紙にその旨を記載する。
(6) 文書には、表紙、背表紙をつける。
(文書の保存場所)
第22条 保存文書は、所定の書庫又は書棚に保存するものとする。ただし、台帳類は各係で保管することができる。
(文書の持ち出し等の禁止)
第23条 文書は、事務局外に持ち出し、他に示し、若しくは謄写させてはならない。ただし、局長の承認を受けたときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第24条 保存年限を経過した文書は、毎年1回庶務係において文書廃棄簿(別記第3号様式)に記載し、廃棄処分しなければならない。
2 前項の文書であっても、局長において特に引き続き保存の必要があると認めるものは、さらに保存年限を延長することができる。
3 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、焼却、熔融、裁断等の処置を取らなければならない。
(事務の引継ぎ)
第25条 職員が、退職、休職、転任、所属替等の異動を命ぜられたときは、5日以内に事務引継書を作成し、後任者又は局長の指定した職員に引き継ぎ、上司の確認を受けなければならない。ただし、係長以上の役付職員以外の職員にあっては、口頭をもって行うことができる。
2 事務引継書に記載する事項は、おおむね次のとおりとする。
(1) 担任事務の項目及び経過、現況、方針並びに意見
(2) 各引継書類及び帳簿の目録
(3) その他必要な事項
(勤務時間等)
第26条 職員の勤務時間、休憩時間、休息時間、休日及び休暇については、職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成8年釧路町条例第1号)の規定を準用する。
(出勤簿)
第27条 職員は、出勤したとき自ら出勤簿に押印しなければならない。
(欠勤、遅刻、早退等の取扱い)
第28条 職員は、疾病その他の理由により出勤時刻に出勤できないとき又は勤務時間中に早退しようとするときは、事前に年次有給休暇又は欠勤の手続きを取らなければならない。
2 職員は、疾病その他やむを得ない理由により、事前に年次有給休暇又は欠勤の手続きを取ることができないときは、速やかに電話、伝言等により局長等に連絡しなければならない。
(欠勤の取扱い及び報告)
第29条 職員が、休暇(年次有給休暇を除く。)の承認を受けず、又は年次有給休暇請求の手続きを取らずに勤務しなかったときは、欠勤とする。
2 職員は、欠勤するとき又は欠勤したときは、欠勤届(別記第4号様式)を局長に提出しなければならない。
3 局長は、職員が前項に定める手続きを取らないで欠勤したときは、当該職員に代わって欠勤届を作成しなければならない。
4 局長は、欠勤した職員があった場合は、翌月5日までに欠勤報告書(別記第5号様式)により議長に報告しなければならない。
(勤務時間中の離席)
第30条 職員は、勤務時間中みだりに所定の勤務場所を離れてはならない。
2 職員は、勤務時間中一時所定の場所を離れるときは、上司又は他の職員に行き先及び復帰時間を明らかにしておかなければならない。
(時間外勤務命令等)
第31条 局長は、職員に時間外勤務、夜間勤務又は休日勤務を命ずる場合は、時間外(休日・夜間)勤務命令簿により行うものとする。
(出張命令・復命)
第32条 議長は、職員に出張を命令する場合は、出張予定伺兼出張命令書又は出張伺兼出張命令簿により行うものとする。
2 出張した職員は、帰庁後速やかに出張復命書により、その結果を議長に復命しなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭をもって復命することができる。
(私事旅行等の届出)
第33条 職員は、私事旅行又は転地療養のため3日以上現住所を離れようとするときは、私事旅行(転地療養)届を局長に提出しなければならない。ただし、年次有給休暇の手続きを取る際、年次有給休暇簿の備考欄にその旨を記載した場合は、この限りでない。
(事故等の報告)
第34条 局長等は、職員に重大な事故(自動車運送車両法(昭和26年法律第185号)第2条及び第3条に規定する自動車並びに原動機付自転車を運転する職員が事故を起こし、又は交通違反をしたときを含む。)が生じたときは、法令に基づく処置をするとともに、速やかにその旨、事故報告書をもって議長に報告しなければならない。
(補則)
第35条 この規程に定めるもののほか、必要な事項に関しては釧路町の関係条例等の規定を準用する。
附 則
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月26日議会訓令第4号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成28年4月28日議会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成30年3月30日議会訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第21条関係)
区分 | 保存年限 | 文書又は簿冊名 |
庶務係 | 永年 | 議員共済会会員台帳 議員共済年金給付台帳 議員共済会会員資格取得通知書 議員共済会会員資格喪失通知書 議会議員就職届 会員台帳整理票 標準報酬月額異動台帳 議員履歴台帳 議会議員表彰台帳 辞令簿 公印台帳 備品台帳 歴代議長(副議長)常任委員名簿 職員の人事に関する書類 |
10年 | 指令原簿 議員公務災害補償関係書類 議員共済会関係書類 議員互助会関係書類 新団体補償制度関係書類 政務調査費関係書類 | |
5年 | 公印使用簿 出張命令書 時間外勤務命令簿 一般庶務関係書類 議長会、議員会、局長部会関係書類 | |
3年 | 郵便発送簿 出勤簿 年次休暇簿 日誌 特殊文書収受簿 庶務に関する書類 | |
1年 | 永年、10年、5年、3年に属しない文書 | |
議事係 | 永年 | 議決書 会議録 委員会記録 委員会審査報告書 議案番号整理簿 議会に関する重要先例集 議員協議会関係書類 |
10年 | 請願・陳情・意見書・決議書処理簿 請願・陳情結果通知関係書類 会議結果報告書関係書類 議会資料 調査研究関係書類 議会において行う各種選挙の投票関係書類 議会、委員会出席簿 一般質問通告書 | |
5年 | 代表質問通告書 緊急質問通告書 議決書謄本・抄本交付簿 本会議に関する書類 委員会に関する書類 公聴会に関する書類 | |
3年 | 傍聴者名簿 議事に関する書類 議事雑件 | |
1年 | 永年、10年、5年、3年に属しない文書 |
