第1　この要領は、電磁的記録管理要綱(以下「要綱」という。)の施行に関し、必要な事項を定めるものとする。

2　要綱第1に規定する「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録であって、課等の職員が組織的に用いるものとして、当該課等が保有しているもので、次のもの等をいう。

(1)　磁気テープ(リール式、カートリッジ式等。DATを含む。)

(2)　磁気ディスク(フロッピーディスク、ハードディスク、ZIP等)

(3)　録音テープ(カセットテープ等)

(4)　録画テープ(ビデオテープ等)

(5)　光ディスク(CD―ROM、DVD―ROM等)

(6)　光磁気ディスク(MO等)

(電磁的記録の管理)

第2　要綱第2第2項に規定する「区分する、又は区分できるようにする」とは、明確に保管場所を分けることや、区分されていることが、明確に認識できるようにすることをいう。

例えば、ハードディスクで保管するものについてはファイル名等により、フロッピーディスク等については混在することがないようにすること等をいうものである。

(電磁的記録の保管等)

第3　要綱第5第3項に規定する「廃棄」とは、電磁的記録を消去すること及び電磁的記録媒体を裁断等により処分することをいう。

2　電磁的記録の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

3　要綱第5第3項の期間計算は、民法(明治29年法律第89号)第140条ただし書の規定により、初日を起算日として取り扱うものであること。

(電磁的記録管理目録)

第4　電磁的記録管理目録(以下「管理目録」という。)の作成及び修正は、随時行うものとする。

2　組織的に用いる電磁的記録は、管理目録に記入するものとする。

3　要綱第6第3項に規定する「修正」とは、電磁的記録の廃棄等その内容に変更があったとき、該当する欄に記載することにより行うものとする。

4　電磁的記録のうち日々の統計数値を積み重ねていく電磁的記録やデータベース管理を行っている台帳類的なもの等、処理前の電磁的記録と処理後の電磁的記録に一貫性が認められるものについては、新たな作成とはみなさないものとする。

5　年度ごとの統計等、処理前の電磁的記録と処理後の電磁的記録に一貫性が認められないものについては、新たな電磁的記録を作成したものとして取り扱うこと。

6　管理目録の「番号」とは、一連の番号とする。

7　管理目録の「記録名」とは、電磁的記録媒体一部につき一つの単位で記載し、「(内容)」とは、一媒体に別種の記録が存在している場合に記載するものとする。

8　管理目録の「作成・取得年月日」とは、組織的に用いるものとして作成又は取得した年月日を記載するものとする。

9　管理目録の「電磁的記録区分」とは、次の区分の番号を記載するものとする。

(1)　法令等により、電磁的記録による管理が義務付けられ、又は認められているもの

(2)　申請、届出等において、電磁的記録による提出を認めているもの

(3)　録画テープなど紙にプリントアウトできず、電磁的記録としてのみ保管しているもの

(4)　データベースその他これに類するものとして管理しているもの

(5)　その他前各号に規定する以外のもの。例えば、バックアップデータ等

10　管理目録の「電磁的記録媒体の種別」とは、カセットテープ、フロッピーディスク等具体的に記載するものとする。

11　管理目録の「保存年限」とは、課等で定めた期間を記載するものとする。

12　管理目録の「廃棄予定年度」とは、作成又は取得時点における廃棄予定年度を記載するものとする。

13　管理目録の「廃棄年月日」とは、保存年限を経過した電磁的記録を廃棄した年月日を記載するものとする。

14　管理目録への記入は、電磁的記録を作成又は取得したときは職員が、廃棄するときは電磁的記録取扱主任が、行うものとする。また、管理目録の修正については、電磁的記録取扱主任が行うものとする。

(秘密の保護)

第5　要綱第7に規定する「秘密の保全を要する電磁的記録」とは、個人情報等、情報公開条例(平成8年12月20日釧路町条例第16号)第9条各号に規定する非開示情報を含むものについて、特に秘密の保全を要するものとする。

2　前項に規定する電磁的記録については、施錠できる書庫などに保管する等、特に注意して管理するものとする。

(電磁的記録の持ち出しの禁止)

第6　要綱第8に規定する「庁外」とは、当該電磁的記録を管理している課等の執務を行うための施設の設置場所以外の場所をいう。

なお、刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第99条(差押え、提出命令)及び第103条(公務上秘密と押収)の規定に留意すること。

附　則