第1　この要綱は、文書管理規程(平成15年釧路町訓令第7号)第46条の規定に基づき、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(電磁的記録の管理)

第2　電子文書取扱責任者は、電磁的記録の保管・保存に当たってき損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。

2　電子文書取扱責任者は、組織的に用いる電磁的記録とそれ以外のものとは区分する、又は区分できるようにするものとする。

なお、「組織的に用いる」とは、業務上必要なものとして、課長補佐に相当する職以上の職にある者又は係長相当職にある者と他の職員が共有し、保有しているものをいう。

(電磁的記録取扱主任)

第3　電磁的記録を管理する課等に、電磁的記録取扱主任を置く。

2　電磁的記録取扱主任は、文書管理規程第8条に規定する電子文書取扱主任をもって充てるものとする。

(電磁的記録取扱主任の職務)

第4　電磁的記録取扱主任は、電子文書取扱責任者の命を受けて、次の業務を統括する。

(1)　電磁的記録の作成・取得に関すること。

(2)　電磁的記録の保管に関すること。

(3)　電磁的記録の保存に関すること。

(4)　電磁的記録の廃棄に関すること。

(5)　その他電磁的記録の管理に関し必要なこと。

(電磁的記録の保管等)

第5　電磁的記録は、適切な場所に保管し、その効率的な利用を図るものとする。

2　電磁的記録の保存年限は、電子文書取扱責任者が定めるものとする。ただし、法令等に特段の定めのあるものは、この限りでない。

3　保存年限を経過した電磁的記録は、電子文書取扱責任者が廃棄するものとする。

(電磁的記録管理目録)

第6　電子文書取扱責任者は、電磁的記録管理目録(別紙様式)を作成し、保管するとともに、速やかにその写しを総務課長に送付するものとする。

2　電磁的記録管理目録は、組織的に用いる電磁的記録を作成又は取得したときに記入するものとする。ただし、文書又は図面等の作成の補助に用いるため、一時的に使用する電磁的記録については、この限りでない。

3　電磁的記録の廃棄等により、電磁的記録管理目録の内容に変更があったときは、修正の上、速やかにその写しを総務課長に送付するものとする。

(秘密の保護)

第7　秘密の保全を要する電磁的記録は、機密保護に十分注意し、適正な管理を行うものとする。

(電磁的記録の持ち出しの禁止)

第8　電磁的記録は、原則として庁外へ持ち出してはならないものとする。ただし、電子文書取扱責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。

(その他)

第9　この要綱に定めるもののほか、電磁的記録の管理に当たって必要な事項は、別に定める。

附　則