(趣旨)

第1条　この規程は、釧路町(以下「町」という。)における文書の安全対策として、文書管理規程(平成15年釧路町訓令第7号)に定めるもののほか、文書取扱いの手順、方法等の運用に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、「文書」とは、情報システムに記録されたデータ、ファイルを紙に出力したもの及びその他職務上利用するために保有する紙に記録された情報をいう。

(範囲)

第3条　この規程の運用範囲は、町の職員及び町の業務とする。

(文書の出力)

第4条　文書をプリンターで出力したときは、プリンター上に放置する等事務の停滞のないよう、速やかに必要な処理に付さなければならない。

(ファクシミリを利用した文書の取扱い)

第5条　ファクシミリにより受信した文書は、配付箱等により遅滞なく文書を処理すべき課に配付しなければならない。この場合において、受信した文書に特定の職員のみが知りうるべき情報、緊急を要する情報等がある場合は、直ちに文書が処理できるよう措置を講じるものとする。

(文書の保管管理)

第6条　重要な文書については、職員以外の者(特定の職員のみが取り扱うべき文書にあっては、当該職員以外の者)に持ち出されることができないよう格納又は施錠する等厳重に保管しなければならない。

(文書の適切な使用)

第7条　事務処理上、自席その他の場所で文書を使用するときは、破損、紛失、盗難のないよう適切に管理し、又は、使用しなくなった文書は、速やかに保管場所に戻すよう努めるものとする。

(文書の盗難等への対処)

第8条　文書の盗難、紛失等が発生したときは、直ちに文書取扱責任者に報告し、必要な措置をとるものとする。