○釧路町通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程
平成15年10月20日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この規程は、文書事務の管理に関する事項のうち通信機器を利用した文書処理について、文書管理規程(平成15年釧路町訓令第7号)の特例を定めるものとする。
(1) 通信機器 次に掲げるものをいう。
ア ファクシミリ装置
イ 総務課長が指定するシステムで運用される電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置
ウ 総合行政ネットワークの電子文書交換システムに係る送受信装置(以下「電子文書交換システム」という。)
(2) 電子文書 電子計算機による情報処理の用に供される電子情報のうち、電子交換システムの利用により送受信が行われ、かつ、文書取扱責任者が公文書と特定するものをいう。
(3) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置をおこなった者の作成に係るものであることを示すものである。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。
(対象文書)
第3条 通信機器(電子文書交換システムを除く。)を利用することができる施行文書は、文書管理規程第40条ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書(第6条第1項「軽易な文書」という。)とする。
2 電子文書交換システムを利用することができる施行文書は、文書管理規程第 条に規定する送付を要する施行文書とする。
(対象機関等)
第4条 前条の施行文書の相手方は、通信機器を利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(起案)
第5条 通信機器を利用する施行文書には、起案書の「取り扱い上の注意」の欄に次に掲げる施行区分のいずれかを記載し、決裁を受けなければならない。
(1) ファクシミリ施行
(2) 電子メール施行
(3) 電子掲示板施行
(4) 電子文書交換システム施行(又はLGWAN施行)
(電子署名)
第6条 電子交換システムを利用して施行文書(軽易な文書を除く。)を送信する場合において、文書管理規定第40条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 電子署名は、電子文書取扱主任が行うものとする。
3 電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。
(施行)
第7条 ファクシミリ装置を利用する施行文書には、総務課長が別に定める様式を添付した上、送信しなければならない。
2 電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置を利用する施行文書は、文書取扱責任者の決裁を受け、照合後、送信しなければならない。
3 電子文書交換システムを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により電子文書取扱主任が送信しなければならない。
4 通信機器を利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第8条 文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱責任者が公文書と特定したもの及び電子掲示板の利用に係る送受信装置で受信した公文書を速やかに紙により出力するものとする。
(他の通信機器)
第10条 総務課が指定する通信機器以外により、送付又は収受した文書の取扱いについてもこの規程によるものとする。
附 則
この訓令は、平成15年11月1日から施行する。