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個人情報の保護

はじめに


  釧路町では、町民の皆さん一人ひとりに関する個人情報を基に様々な業務を行っていますが、今日のような情報化社会にあって、個人情報をより適正に取り扱うためのルールとして、また、町の公文書や電磁的記録媒体等に記録された個人情報を本人に限って開示請求したり、誤りについて訂正請求することができるよう平成17年3月に「釧路町個人情報保護条例」を制定しています。
この制度は、プライバシーなど個人の権利利益の保護と公正で民主的な町政の実現を図り、もって基本的人権の擁護に資することを目的としています。



個人情報とは

  氏名、住所、生年月日などの記述により、特定の個人が識別される又は識別される可能性がある情報をいいます。
具体的には以下のような情報です。
  • 氏名、住所、本籍、電話番号などの基本的事項に関する情報
  • 学歴、職歴、財産、収入などの社会生活に関する情報
  • 疾病、障害な・ヌの心身に関する情報
  • 家族状況、婚姻状況などに関する情報
  • 思想、信条などに関する情報
  • その他個人に関する一切の情報



  • 対象となる町の機関(実施機関)

      この条例の対象となる町の機関(「実施機関」といいます。)は以下のとおりです。
    機関名 具体的な部署名
    町長 総務課、住民課、まちづくり推進課、財政課、課税課、収納課、福祉課、こども健康課、介護高齢課、産業経済課、都市建設課、水道課、昆布森支所、雪裡支所、遠矢支所、出納室
    教育委員会 管理課(町立小中学校を含む)、指導主事室、社会教育課、学校給食センター
    各種委員会 選挙管理委員会、監査委員事務局、農業委員会、固定資産評価審査委員会
    議会 議会事務局
    公営企業管理者 水道事業管理者



    釧路町が個人情報を取扱う際のルール

    個人情報を取扱うときは「個人情報取扱事務」の届出をします

      個人情報の取扱状況を町民の皆さんが把握できるように、個人情報を扱う事務ごとに個人情報の収集目的、収集方法、利用方法、個人情報の記録項目などを登録した上で、事務を開始します。  各実施機関及び各課で届出のあった個人情報取扱事務は以下のとおりです。(※平成26年7月25日現在)

    町長部局

    部署名 区分 部署名 区分
    総務課 一覧   目録 介護高齢課 一覧   目録
    住民課 一覧   目録 産業経済課 一覧   目録
    まちづくり推進課 一覧   目録 都市建設課 一覧   目録
    財政課 一覧   目録 水道課 一覧   目録
    課税課 一覧   目録 昆布森支所 一覧   目録
    収納課 一覧   目録 雪裡支所 一覧   目録
    福祉課 一覧   目録 遠矢支所 一覧   目録
    こども健康課 一覧   目録 出納室 一覧   目録

    教育委員会

    部署名 区分 部署名 区分
    管理課 一覧   目録 社会教育課 一覧   目録
    指導主事室 一覧   目録 学校給食センター 一覧   目録

    選挙管理委員会、監査委員事務局、農業委員会、固定資産評価審査委員・・/h4>
    部署名 区分 部署名 区分
    選挙管理委員会 一覧   目録 監査委員事務局 一覧   目録
    農業委員会 一覧   目録 固定資産評価審査委員会 -

    議会

    部署名 区分 部署名 区分
    議会事務局 一覧   目録 - -

    個人情報の収集は「本人からの収集」

      実施機関は、個人情報の取扱いを無制限に行ってはならず、その事務の目的達成の範囲内に限って、必要最小限に行うべきと定め、また、個人情報の収集は、その目的を明確にし、適法かつ公正な手段により行うものとしています(第7条第1項関係)。

    思想、信条、宗教、社会的差別の原因となるおそれのある情報

    (第7条第2項関係)
     下記のいずれかに該当するとき以外は、収集を行いません。
  • 法令又は条例(法令等)の定めがあるとき
  • 釧路町個人情報保護審査会の意見を聴いて、正当な行政執行のため必要と認められたとき


  • 個人情報の収集制限

    (第7条第3項関係)
     個人情報を収集するときは、原則として「本人から」直接収集しなければなりません。ただし、以下のいずれかに該当する場合には、本人以外からの収集が認められています。
  • 本人の同意があるとき
  • 法令等の定めがあるとき
  • 出版、報道等により公にされているとき
  • 個人の生命、身体又は財産の安全を守るために、緊急かつやむを得ないと認められるとき
  • 所在不明、心身喪失等の事由により、本人から収集することができないとき
  • 争訟、選考、指導、相談等で本人収集したのでは事務目的の達成や適正な執行ができないと認められるとき
  • 国又は他の地方公共団体から収集することが事務の執行上やむを得ない場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないとき
  • 個人情報保護審査会の意見を聴いて、個人情報取扱事務の目的達成のため相当な理由があると認められるとき


  • 目的外利用・外部提供の制限


      法令などのきまりや本人の同意に基づくことを除き、原則としてあらかじめ決めた目的以外には利用したり提供しません。また、オンライン結合の時は、必要な保護措置が図られ、公益上の必要性が個人情報保護審査会で認められなければ、個人情報の提供はしません。町の仕事に必要な範囲内で取扱います。

    個人情報の適正な管理

      町が保有している個人情報を正確かつ最新の状態に保ちます。漏えい、滅失、き損、改ざんの防止等のため、必要な措置を講じます。必要がなくなった個人情報は、速やかに廃棄・消去します。



    自己の個人情報を知るための手続き

    個人情報の開示請求

    開示請求できる人


     どなたでも、町の保有する公文書に記録された自己の個人情報の開示を請求することができます。
     請求できるのは原則として本人のみですが、未成年者又成年被後見人の法定代理人の方は、本人に代わって請求することができます。また、死者に関する個人情報は、一定の要件を満たした遺族に限り請求することができます。


    開示請求の手続き



    開示請求の手続き
  • 請求書の提出
  •  決められた請求書に記入して、個人情報保護主管課窓口(総務課)に提出します。
     ただし、開示請求しようとする方が病気や身体障害などで請求書を持参できない場合には、郵送による請求書の提出が可能です。
  • 本人確認
  •  請求しようとする本人の運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険被保険者証などで本人であることを確認させていただきます。郵送で請求する場合には、2つ以上の本人確認書類の写しを同封していただき、本人確認することとしています。
  • 郵送請求時の添付書類
  •  郵送で請求する場合で、開示請求しようとする方が病気によって持参できない場合には「医師の診断書の写し」を、重度の身体障害その他やむを得ない場合で持参できない場合には「身体障害者手帳の写し」を添付しなければなりません。

    開示の決定


     個人情報の開示請求があったときは、請求のあった日の翌日から起算して14日以内に開示とするか非開示とするかの決定をして、文書でお知らせします。
     開示する場合は、通知書にはその日時や場所が文書に記載されています。(あらかじめ請求された方と調整します)

    開示に関する費用


     個人情報の閲覧及び視聴に係る手数料は無料です。
     ただし、文書の写しや複製物の供与を受ける場合には、「300円」の手数料のほか、下記の金額及び郵送の場合は送付に要する費用の実費分がかかります。
    媒体の種類 規格 単位 金額
    全媒体共通 - 交付物件1つにつき 300円
    用紙(モノクロ) A3以内 1枚(片面) 10円
    用紙(カラー) A3以内 1枚(片面) 30円
    印画紙 L版 1枚 80円
    フロッピーディスク 3.5インチ 1枚 20円
    光ディスク(CD) 650MB又は740MB 1枚 30円
    光ディスク(DVD) 4.7GB 1枚 100円
    光磁気ディスク(MO) 640MB 1枚 300円


    開示の決定に不服があるとき


     開示請求の決定が「部分開示、非開示、存否を明らかにしない決定、不存在による非開示」である場合で、その決定に不服がある場合には、異議申立て又は審査請求をすることができます。



    自己の個人情報の訂正又は利用停止

    個人情報の訂正請求

    訂正請求とは


     開示請求により開示を受けた自己の個人情報について、事実の記載に誤りがあると認められるときに、個人情報の記録を修正し、事実に合致させる(一部の記録の加筆又は削除等により記録内容をより正確にする)よう、請求することをいいます。
     

    訂正請求できる人


     どなたでも、開示請求に基づき開示を受けた場合で、事実記載に誤りがあると認められるときに請求することができます。
     請求できるのは原則として本人のみですが、未成年者又成年被後見人の法定代理人の方は、本人に代わって請求することができます。また、死者に関する個人情報は、一定の要件を満たした遺族に限り請求することができます。

  • 請求書、事実に合致することを証明する書類の提出
  •  決められた請求書に記入して、個人情報保護主管課窓口(総務課)に提出します。
     ただし、訂正請求しようとする方が病気や身体障害などで請求書を持参できない場合には、郵送による請求書の提出が可能です。
     また、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類又はその他資料を併せて提出していただきます。
  • 本人確認
  •  請求しようとする本人の運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険被保険者証などで本人であることを確認させていただきます。郵送で請求する場合には、2つ以上の本人確認書類の写しを同封していただき、本人確認することとしています。
  • 郵送請求時の添付書類
  •  郵送で請求する場合で、訂正請求しようとする方が病気によって持参できない場合には「医師の診断書の写し」を、重度の身体障害その他やむを得ない場合で持参できない場合には「身体障害者手帳の写し」を添付しなければなりません。

    個人情報の利用停止請求

    利用停止請求とは


     開示請求により開示を受けた自己の個人情報について、この条例の規定に違反して取扱われていると認められるときに、その個人情報の利用の停止又は消去、提供の停止を求めて請求することをいいます。

  • 請求書の提出
  •  決められた請求書に記入入して、個人情報保護主管課窓口(総務課)に提出します。  このとき、利用停止請求の内容を裏付ける根拠として、実施機関における個人情報の取扱いがこの条例に違反して収集、保有又は利用若しくは提供していると認められる「具体的な理由」を記載します。  なお、利用停止請求しようとする方が病気や身体障害などで請求書を持参できない場合には、郵送による請求書の提出が可能です。
  • 本人確認
  •  請求しようとする本人の運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険被保険者証などで本人であることを確認させていただきます。郵送で請求する場合には、2つ以上の本人確認書類の写しを同封していただき、本人確認することとしています。
  • 郵送請求時の添付書類
  •  郵送で請求する場合で、訂正請求しようとする方が病気によって持参できない場合には「医師の診断書の写し」を、重度の身体障害その他やむを得ない場合で持参できない場合には「身体障害者手帳の写し」を添付しなければなりません。



    個人情報保護審査会

    個人情報保護審査会には、町民の皆さんと専門家の方に審査委員になっていただき(5名)、個人情報保護制度を適正、円滑に運営していただきます。
    主な役割については、次のとおりです。
  • 制度の運営に関する重要な事項について、町の要請に応じて調査や審議
  • 利用及び提供の制限の例外、その場合の本人通知の必要性
  • 取扱い制限の例外について
  • 個人情報取扱い事務の登録・変更・取消について
  • オンライン結合による個人情報の提供について



  • お問い合わせ先

     釧路町総務部総務課情報管理係 (電話:0154-62-2271)